关于供货合同明确图号（或标记）等的规定
（讨论稿 2017 年 7 月 13 日）

供货合同经常因为图号（或标记）、供货要求、译文等不正确、不明确或不规范，而影响材料定额制单、采购、材料领付、生产、检验、交货、装箱单编制等。为了有效避免该类问题发生，现作出如下规定。
1.图号和商品标记具有唯一性，是采购、生产、供货的重要依据。销售人员在合同签订时应先查阅图号和商品标记，在合同中明确整机产品、配件、备件的图号（或标记）和名称。不能明确的图号和商品标记可向相关技术人员或供应商咨询。技术部编制的《常用材料标记方法规定》也可作为规范合同商品标记的参考依据。
2.合同供货为标准件（如紧固件、轴承、密封件、型材、管件等）的，为了方便制单采购，合同应明确标记（标准号+商品名称+商品规格+材质或等级，如标记示例“GB/T 5782 螺栓 M12×80-8.8 级”、“角钢 3×4/Q235-A”、“角钢 5.6/3.6×4/Q235-A”、“槽钢 25c/ Q235-A”等）和数量。如实在不能明确的将以最低等级或一般型式采购供货（如“螺栓 M12×80”默认为“GB/T 5780 螺栓 M12×80-4.8 级”、“25#槽钢”默认为 “槽钢 25a/Q235-A”等）。
3.合同供货为外购成品商品（如阀门、电机、泵、五金工具等）的，为了方便材料定额制单和采购，合同应明确商品通用型号、通用名称、通用规格、特征或等级。对于非通用型号的外购商品，合同签订人应
提供供应商及联系方式，或配合采购人员联系采购，并将联系的商品准确标记以形式反馈给定额制单人员。
4.合同供货特征不明确的（如小型电机只明确功率，不明确转速、形式、防护绝缘等级；如阀门只明确通径，不明确压力、驱动形式、温度要求等），由销售人员以书面形式重新确认后交给材料定额制单人员。销售人员对确认的正确性负责。由于确认不及时导致延迟交货的责任在合同签订人。
5.有特殊要求的供货（如电机、减速机、稀油站等），合同应必须明确具体参数和特殊要求（如电机机座号、功率、转速、电压、频率、绝缘防护等级、装配型式、冷却方式、测温方式等；如减速机型号、速比、装配型式、润滑型式、冷却型式、加热型式、轴伸要求等；如稀油站型号、冷却型式、冷却介质要求、配置要求等）。这些具体参数和特殊要求是采购、检验和供货的依据，参数和特殊要求的全面性特别重要。设计人员应认真分析合同要求是否存在缺项，将补充完善的具体参数和特殊要求已书面型式移交给采购人员。
6.技术人员参与或负责签定的合同，其图号（或标记）等不明确的，由该技术人员负责确认货物图号（或标记）等。整机供货合同，备件清单中不明确的备件图号和数量，在不产生异议的前期下，由销售人员和该产品设计人共同确定；有异议的必须有销售人员通过用户确认。
7.原则上供货图号（或标记）确认应该在合同签订之前；书面确认在合同签订之后的，销售人员应重新核算价格，涉及价格差异较大的，必要时由合同签订人员与用户协商补价。
8.为了从源头上保证材料定额制单准确、采购快捷方便和物资管理规范，防止外购商品标记与定额制单存在差异（“一物多名”或“一名多物”）导致的无法入库和领付，提倡销售人员或会同采购人员先获得市场商品的正确商品标记信息，以书面形式将正确商品标记信息告知材料定额制单人员制单。
9.采购人员在采购过程中，发现定额采购计划商品特征参数（如型式、量程、等级、使用范围等）欠缺而无法采购的，应及时将所欠缺的特征参数反馈给涉及的销售人员或技术人员，以便尽快完善采购信息。对商品特征参数不完整而擅自作主导致采购错误的，采购人员和相关人员负全部责任。
10.技术人员在设计时应尽量选用常用或通用材料的容易采购材料，新材料选用应主动（或通过采购人员）了解市场供货状况，保证材料采购可能性和经济性。

11.图号（或标记）和数量是销售人员合同报价和合同签订的依据。对产品不熟悉的销售人员在合同洽谈签订前，应主动到技术部查实具体供货图号（或标记）、名称，正确反映到合同中。
12.为保证产品图号的唯一性，设计人员应按规范编制图号。同规格产品（即使只有一个零件或标准件不同），其总图和部装图不得重复使用同一图号，不得在同一图纸上出现几种制法（如左右装、硬度不同、材质不同等）。在基本型式产品图纸发布后，涉及老产品新订货有不同要求的，应出具新的总图、装配图、零件图。必须借助 PDM 图文档管理系统，上传和发布新的生产图纸。由于图号原因（同一图号有多种形式和参数）导致供货与合同要求有差异的，设计人员负全部责任。
13.设计人员应保证借用件图纸中材料标记的规范性，每次借用须重新对借用图进行审核（包括正确性审核和标准化审核），并将新版本图纸上传 PDM 图文档管理系统。由于借用件产生的错误产生损失的，设计借用人负全部责任。
14.来图加工的配件，销售人员签订合同时应核对图纸和合同中技术信息（图号、名称、材质、数量）的一致性。防止图纸和合同技术信息不一致（如图号、名称、材料牌号、数量）带来不必要的损失。如发现不一致，应在第一时间进行修改确认。
15.外文图纸和外文合同，应先由销售人员交给办公室翻译成中文，并核对一致后传递给相关部门；销售人员对图纸和合同译文的一般技术信息（图号、名称、材质、数量、供货范围等）的一致性负责；销售人员对技术信息不一致或有疑义的外文图纸和外文合同应进一步进行客户确认。防止外文图纸和合同技术信息不一致带来不必要的损失。
16.翻译人员对图纸和合同译文的完整性和正确性负责；译文的技术术语应规范准确（特别是名称、制造要求、技术参数），能够被一般技术人员理解；鼓励、提倡或要求按机械英汉词典、技术部编制的《常
用材料标记方法规定》等资料统一译文中的名词术语。由于译文的技术术语不规范或不准确导致合同履行中出现纰漏的导致损失的，翻译人员负全部责任。
17.整机计量单位为“台”；部件计量单位为“套”；零件（不可拆的散件）的计量单位为“件”或“只”。为防止用户要求与部件图纸中涵盖零件范围存在差异，计量单位为“台”或“套”货物应对包含的具体内容进行必要的描述，作为材料定额制单和生产的依据。重要部件供货的内容必须描述，不重要的容易被理解的供货内容可以不描述或笼统描述。如大齿圈部件供货范围可以描述为“含半齿圈、哈夫面联接紧固件”； 如螺栓组件供货范围可以描述为“含螺栓、螺母，不含垫圈”。供货范围可以以“含”和“不含”的表达方式，不可使用不明确的文字“等”，如不可使用类似“含衬板、衬板螺栓等”不明确供货范围的表达方式。
18.合同签订下达生产通知单后，有关销售人员应主动及时到技术部做好供货范围和要求的交接工作，交接工作将直接影响所签订合同的履行质量和用户满意度。当材料定额制单人员发现图号（或标记）不明确时，销售人员和相关技术人员应在第一时间内给予确认，避免耽误采购和生产交货。
19.原产品设计人为第一技术交接人，或由技术部安排和明确技术交接人。技术交接人负责材料定额制定制单、采购、制造、使用过程中所有技术问题解答和协调解决。
20.对于供货图号（或标记）、名称不明确的合同，技术交接人有必要重新出具供货范围清单，或通过销售人员进行用户确认新的清单。无论公司内部签字确认还是用户签字确认的清单，在定额制单的同时，最终清单均交由技术部存档并作为合同补充附件上传PDM图文档管理系统备查。
21.经销售人员和技术人员最终确认的清单最为有效，质量部应根据最终确认的清单（上传 PDM 的最终清单）范围检验和出具发货清单。
22.对于有重要装配尺寸要求的本公司产品配件（如小齿轮、小齿轮轴、托轮、托轮等带有孔轴重要配合尺寸公差的配件）合同签订时，销售人员应在合同中注明原产品出厂编号、原产品采购商的单位全名称，以便质量部门追溯原供货的是否有特殊检验记录（配制尺寸记录）。由于合同中没有注明原产品出厂编号、原产品采购商的单位全名称信息导致配件现场无法装配使用造成损失的，销售人员负全部责任。
23.为防止公司产品配件供货状态与原先供货状况不一致导致现场无法装配的现象发生，在合同签订下达生产通知单后，质量部门应在第一时间内根据原产品出厂编号、原产品采购商的单位全名称信息对有重要装配尺寸公差的配件原先供货状况（一般指原先有影响现场装配的超差配制尺寸）进行追溯。并将原超差配制尺寸告知生产车间并作为配件检验的依据，保证配件与原先供货尺寸一致。由于疏于原先供货尺寸追溯或丧失可追溯性导致配件与原先供货尺寸不一致，无法安装和使用的导致损失的，质量部相关人员负全部责任。
24.鉴于供货合同明确图号和规范标记对企业管理具有重要性和必要性，因此本规定应列入相关部门质量考核范围。主要考核部门为经营部、技术部、办公室、供应部、质量部；主要对象为销售人员、设计人员、翻译人员、采购人员、质检人员。
本规定由江苏鹏飞集团技术中心提出。
本规定由江苏鹏飞集团技术质量委员会归口。
本规定起草部门：技术部、经营部、财务部、供应部、生产部、质量部。
本规定主要起草人：贲道春、仲跻松、陈素琴、陈忠兰、王克洪、张 贵、唐 星、周 丽、丁 业、王雪飞、于延桂、贲道林、周步高、陈玉楼。